Mungkin tidak akan lengkap ketika anda belajar memahami program Excel tanpa tahu tentang apa itu row, coloumn, cell, dan range. Seharusnya ketika anda melakukan setiap pekerjaan yang menggunakan Excel, pastinya anda harus tahu perbedaan serta pengertian dari istilah tersebut di atas pada program Excel.  Terutama bagi anda yang baru pertama kali menggunakan Excel untuk berbagai kebutuhan anda, sehingga masih ada sedikit kebingungan ketika menggunakan program tersebut. Karena Excel memiliki tampilan yang sangat beda dengan MS. Word, dimana tampilannya hanya ditunjukkan seperti kotak-kotak saja. Pada bagian yang kotak-kotak itulah, yang disebut dengan istilah row, coloumn, cell, dan juga range. Untuk lebih jelasnya anda bisa simak uraian berikut ini.

– Row atau baris di dalam program Excel ditandai dengan angka 1 hingga 1.048.576 yang diartikan jumlah baris pada satu lembar kerja Excel 1.048.576 untuk versi Excel 2017 ke atas.

– Coloumn atau kolom yang ditandai dengan huruf A hingga XFD dan bila dijumlah totalnya mencapai 16.384 kolom.

– Cell atau sel merupakan pertemuan row dan coloumn yang misalnya sel A1 berarti ada di kolom A dan baris 1. Untuk alamat sel ini akan nampak di bagian name box. Name box tersebut menunjukkan posisi anda di sel yang aktif.

– Range merupakan gabungan dari beberapa sel yang bisa juga diartikan gabungan dari beberapa kolom dan baris misalnya A1:A5.

Selanjutnya, bila anda ingin berpindah antar sel, anda bisa gunakan tombol-tombol di keyboard atau bisa dengan menggunakan mouse untuk meng-klik sel yang diinginkan. Berikut ini tombol yang bisa digunakan pada keyboard anda.

– berpindah ke bawah anda bisa gunakan tombol arrow down atau enter.

– berpindah ke atas, anda gunakan tombol arrow up

– berpindah ke kiri tombol di keyboard yang digunakan adalah arrow left

– berpindah ke kanan anda gunakan tombol arrow right di keyboard anda.

– sedang bila anda ingin mengedit teks di sel, bisa juga dilakukan dengan cara double klik pada mouse anda atau bila ingin jalan pintas cukup tekan tombol F2 pada keyboard anda.

– untuk menjadikan sel absolut anda bisa menekan F4.

Anda juga bisa mengubah nama sel menjadi nama yang diinginkan seperti misalnya sel A1 diubah menjadi sel “Contoh”, caranya dilakukan dengan mengklik di name box kemudian ketikkan teks yang anda inginkan tadi dan lalu enter. Maka sel tersebut telah berubah menjadi sel contoh.

Untuk merubah nama sel ini disebut juga dengan define name. Sedang untuk melihat daftar define name, atau sel yang telah diubah anda bisa menuju ke menu Formula > Name Manager atau langsung dengan menggunakan shortcut CTRL+F3 di keyboard anda.

Setelah anda mengetahui istilah-istilah di dalam MS.Excel tersebut, maka kini anda bisa langsung mencoba untuk menggunakan excel sesuai kebutuhan anda. Salah satunya adalah dengan membuat baris baru di sebuah sel Excel. Cara ini tentunya sangat mudah. Namun, sebelum anda mempraktekkannya, agar lebih jelas anda bisa lihat ilustrasi gambar berikut.

Perhatikan gambar di atas. Pada gambar nampak sel A1 terdiri dari 3 baris teks. Dan juga nampak tombol wrap text-nya pun aktif. Lalu untuk membuat baris baru pada ms.Excel ini caranya adalah.

– Anda tuliskan teks atau angka di sel, kemudian setelah selesai jangan menekan tombol enter. Karena jika anda menekannya maka sel akan pindah ke bawahnya.

– Selanjutnya setelah teks ditulis, maka tekan tombol Alt+Enter untuk mengganti garis di excel dan baris baru pun selesai dibuat.

– Kemudian, tulis lagi teks yang anda inginkan, bila anda ingin membuat baris baru lagi, lalu tekan tombol Alt+enter.

– Dan bila langkah-langkah tersebut anda lakukan, maka tombol wrap text pun akan aktif dan di sel terdapat beberapa baris teks atau data.

Mudah bukan cara-cara yang diberikan pada tutorial excel bagi pemula ini? Kiranya bila anda memahami dan melakukan langkah-langkahnya dengan baik dan benar, maka pekerjaan yang anda lakukan dengan menggunakan excel pun akan mudah.

Program ms. Excel ini memang menyediakan berbagai cara serta fasilitas yang tentunya efektif dalam mengelola data sehingga sangat memberikan kelancaran dalam melakukan pekerjaan-pekerjaan yang cukup rumit. Dimana salah satunya adalah mengenai input data ganda pada lembar kerja di ms.Excel. Memang terkadang ketika melakukan data entry terdapat data-data yang sama, padahal untuk hal tersebut harus dibuat dengan data yang unik sehingga tidak boleh adanya kesamaan.

Saat melakukan proses kerja dengan menggunakan ms. Excel tentunya data yang akan dibuat harus unik yang artinya data-data tersebut tidak boleh sama dengan lainnya. Seperti misalnya ID pelanggan, nomor induk, kode produk, dan lain sebagainya. Berbeda dengan Microsoft Acces yang di dalamnya sudah tersedia primary key, maka pada MS.Excel pilihan tersebut tidak tersedia maka harus dilakukan cara-cara untuk menghindari penginputan data ganda pada MS. Excel.

Untuk melakukannya, maka anda bisa menggunakan fungsi dari Data Validation. Dengan menu fungsi tersebut, saat anda memasukkan data atau melakukan input data di sel, maka akan langsung tervalidasi, apabila jika data tersebut belum ada, maka akan ditampilkan namun bila sudah ada maka akan menampilkan pesan bahwa data tersebut sudah ada dan tidak perlu diinput kembali.

Untuk menggunakan data validation agar tidak terjadi input ganda di excel, ada beberapa cara yang bisa anda ikuti, yaitu :

1. Pertama-tama, pilihlah range atau cell mana saja yang akan divalidasi. Misalnya pada sel A2 hingga A10, kemudian anda blok range tersebut.

2. Setelah anda lakukan langkah pertama, maka anda pilih tab data>data validation>data validation

3. Selanjutnya, di tab setting – validation criteria, pada menu allow anda pilih custom kemudian pada menu formula anda masukkan rumus =COUNTIF($A$2:$A$10:A2)=1

4. Kemudian anda klik tab alert, pada bagian titlenya dan eror message anda isi. Sehingga akan nampak pesan error message yang ditampilkan jika data yang diinput ternyata sudah ada sebelumnya.

5. Bila sudah, anda klik OK, dan kemudian di cell A2:A1 telah diterapkan validasi data ganda. Bila di sel tersebut dimasukkan data yang ternyata telah tersedia maka akan ditolak untuk ditampilkan pesan terdapat data ganda.

Dengan langkah-langkah yang diberikan di atas, tentunya anda bisa langsung praktikkan.  Fungsi dari fitur ini  akan lebih memudahkan anda ketika sedang melakukan input data, dimana data-data yang dimilikinya sangat banyak dan pastinya akan sangat memakan waktu jika anda lakukan secara manual.

Mudah sekali bukan? Pastikan dalam mempraktikkan cara menghindari input data ganda ini anda lakukan dengan benar tanpa ada satu langkah yang anda lewatkan. Perhatikan pula setiap tanda yang diberikan pada tutorial di atas, karena kesalahan tanda yang anda lakukan pasti tidak akan memberikan hasil seperti yang anda inginkan. Dengan mengikuti langkahnya dengan baik dan benar maka pekerjaan anda makin efektif dan efisien serta mampu menghemat waktu yang cukup.

VLOOKUP merupakan bagian dari fungsi LOOKUP dan juga HLOOKUP, INDEX, dan MATCH. Dimana VLOOKUP sendiri memiliki fungsi untuk mencari nilai di suatu kumpulan data atau tabel (lookup_array) yang kemudian setelah nilainya ditemukan maka akan memangil nilai yang ada di kolom lainnya dari tabel tersebut yang didasarkan pada urutan kolom (Vertikal) yang diinginkan (col_index_num) .

Bisa dilihat dari suatu contoh dari seorang staf keuangan yang ingin mengetahui harga dari stock barang yang tersedia, seperti misalnya Beras. Untuk itu, staf keuangan tersebut tentu akan mencari stock dari beras yang ada di tabel atau database stock barang. Kemudian setelah ditemukan, maka akan melihat kolom harga dari beras tersebut. Jadi, bukan berasnya yang ditampilkan melainkan harga dari beras tersebut. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat dari ilustrasi gambar seperti di bawah ini.

Rumus VLOOKUP di Excel

Untuk mengetahui fungsi dari Vlookup ini, maka anda harus mengetahui syntax VLOOKUP terlebih dahulu , berikut rumusnya :

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Berikut penjelasannya :

– lookup_value (wajib diisi) adalah suatu nilai yang digunakan untuk mencari data seperti yang diinginkan. Dari ilustrasi di atas, lookup valuenya yaitu beras.

– table_array (wajib diisi) merupakan range atau tabel yang digunakan untuk mencari data yang diinginkan. Sebagai pengingat dan mudah untuk diingat pula, table array ini disebut juga dengan tabel vlookup. Dari contoh ilustrasi di atas table vlookup-nya yaitu data stock barang.

– col_index_num (wajib diisi), merupakan nomor urut kolom yang akan diambila nilainya berdasarkan nomor kolom di tabel. Bila diisi dengan nilai yang jumlahnya kurang dari 1, maka hasilnya adalah ERROR#VALUE!. Namun, bila anda mengisinya dengan angka yang lebih besar dari jumlah kolom yang ada di tabel maka hasilnya ERROR#REFF!.

– range_lookup (opsional) merupakan nilai true atau false. Bila nilai true akan digunakan bila anda ingin mendapatkan hasil yang mendekati, sedangkan false digunakan bila anda menginginkan nilai yang pasti. Supaya syntax rumusnya lebih singkat, maka true bisa diganti dengan 0 dan untuk false diganti dengan angka

Cara Menggunakan VLOOKUP di Excel

Ada tips yang efektif dalam menggunakan VLOOKUP di excel. Dimana di dalam beberapa hal yang dilakukan tentunya akan memudahkan serta menghindari kesalahan ketika menggunakan fungsi tersebut. Adapun tips-tipsnya sebagai berikut,

1. Anda bisa menggunakan reference absolute di tablle array yang caranya dengan menekan F4 di argument range.

2. Apabila anda enggan menggunakan reference absolute, anda bisa juga menggunakan define name yang fungsinya untuk memberi nama range dengan menggunakan fitur table. Seperti pada contoh berikut, anda namai tabel data stock dengan nama “table_stock”. Lalu anda bisa lakukan caranya dengan blok table kemudian pilih menu pada tab formula dan pilih define name, kemudian anda beri nama “tabel_stock”lalu save.

Dengan menggunakan define name tersebut maka akan didapatkan rumus yang lebih simpel.

Sehingga dengan rumus yang simpel tersebut maka outputnya akan nampak seperti berikut.

Berbagai Kesalahan dalam Penggunaan VLOOKUP

Bagi anda yang menggunakan Vlookup pada ms. Excel, tentu tidak menyadari bahwa masih ada beberapa kesalahan dalam penggunaannya. Kesalahan-kesalahan tersebut diantaranya.

1. Pada range tabel, banyak yang tidak dibuat absolut atau mutlak dan tidak menggunakan simbol $. Dengan demikian, data akan bergerak ketika dicopi. Seperti misalnya A1:E20 seharusnya dituliskan $A$1:$E$20.

2. Kemudian pada format nilai yang digunakan untuk melookup tidak sama. Seperti misalnya, pada salah satu nilai yang telah memiliki format number sedangkan di tabel yang digunakan adalah format text.

Untuk lebih jelasnya kembali, anda bisa menyimak contoh dari penggunaan vlookup seperti di bawah ini.
Pada cell 15 akan diketahui rumusnya sebagai berikut,

=VLOOKUP(B15,B2:G13,6,0)

Dari rumus tersebut maka akan dihasilkan nilai 11,000 yang merupakan harga beras.

Dengan menggunakan fungsi vlookup yang efektif ini, maka akan mendapatkan kemudahan ketika akan mencari data serta mengambil data dari sebuah tabel yang referensinya berdasarkan nilai tertentu. Sesuai dengan namanya vertical lookup, maka proses pencarian datanya dilakukan secara vertikal, karena pada program ms. Excel ini memiliki fungsi khusus untuk mencari data secara horizontal pula, yaitu HLOOKUP. Semoga bermanfaat.